Помощник/ Ассистент руководителя / Project /Executive Assistant

• 3 полноценных здания

• 2000+ учащихся ежегодно

• команда 60+ человек

• 14+ лет развития

• официальный Клуб Федерации UNESCO

• стратег

• инициатор новых направлений

• партнёр по внешним проектам

• управленец нескольких блоков

• переводить идеи в структурированные планы

• доводить процессы до результата, мыслить проектно и системно

• держать под контролем десятки параллельных задач

• не создавать хаос, а устранять его

• работать быстро и без лишних инструкций

• помогаете превращать задачи и идеи в конкретные действия и главное - результаты

• контролируете исполнение решений

• структурируете процессы

• синхронизируете людей, команду и подразделения

• представляете интересы школы на встречах

• держите высокий стандарт организации
• держите большое количество процессов в фокусе и при этом не испытываете стресс

• Планирование и структурирование графика

• Расстановка приоритетов

• Контроль встреч и дедлайнов

• Фиксация договорённостей и контроль исполнения

• Подготовка к встречам(материалы, документы, повестка)

• Ведение задач и проектов в Bitrix24

• Контроль сроков, статусов, ответственных

• Сопровождение запусков новых направлений

• Координация между подразделениями

• Предупреждение срывов сроков

• Координация подрядчиков (строительные, монтажные, технические работы)

• Контроль закупок и логистики

• Сопровождение запуска новых пространств и филиалов

• Контроль сроков выполнения работ

• Ведение деловой переписки

• Подготовка официальных писем и запросов

• Коммуникация с государственными органами и партнёрами

• Участие во встречах с внешними структурами

• Достойное представление школы и руководителя

• Подготовка презентаций, таблиц, отчётов

• Оформление идей в ТЗ, регламенты и планы

• Систематизация процессов

• Подготовка аналитических сводок

• Организация встреч (онлайн / офлайн)

• Подготовка пространства, материалов и тайминга

• Обеспечение высокого уровня сервиса для партнёров

• Логистика

• Координация точечных вопросов

• Помощь в бытовых организационных задачах

• Участие в подборе ключевых сотрудников (скрининг, координация этапов, участие в финальных встречах)

• Сопровождение адаптации новых сотрудников

• Контроль исполнения задач подразделениями в рамках делегированной зоны

• Поддержание операционной дисциплины

• Улучшение и систематизация внутренних процессов

• Координация ключевых мероприятий школы

• Контроль подготовки воркшопов, выставок, благотворительных акций и специальных событий

• Синхронизация подразделений при подготовке мероприятий

• Контроль сроков, бюджета и качества реализации

• Участие в разработке и запуске специальных проектов

• Опыт работы ассистентом / координатором / project-менеджером от 1 года

• Опыт координации проектов или подрядчиков

• Навык деловой переписки (в том числе официальной)

• Умение работать с CRM / системами управления задачами

• Сильный тайм-менеджмент

• Структурность и дисциплина

• Умение работать в многозадачности и внимание к деталям

• Ответственность и самостоятельность

• не боитесь ответственности

• умеете держать высокий темп
• любите порядок и систему

• спокойно управляете сложными процессами

• экологичны в коммуникации

• ориентированы на результат

• не считаете мелкие организационные задачи «ниже уровня»

• Полная занятость

• График 5/2 (возможна вечерняя вовлечённость в периоды запусков)

• Офисный формат работы

• Возможны выезды на объекты и встречи

• Член Национальной федерации клубов UNESCO
• 3 филиала в Астане — отдельно стоящие многоэтажные учебные здания
• Более 2000 постоянных учеников и стабильный лист ожидания
• Система длительного обучения с профориентационными факультетами
• Команда из 40+ сильных преподавателей: заслуженные художники, деятели искусств, преподаватели ведущих вузов
• Уникальные реквизиторские фонды с антикварными европейскими и национальными предметами
• Высокие рейтинги и рекомендации от родителей и учеников

HeadHunter