Обязанности администратора банкетного зала1. Приём и консультирование клиентовПринятие входящих звонков и заявок.Проведение презентаций зала: показы, демонстрация оборудования, рассказ о меню и дополнительных услугах.Консультирование по возможным пакетам обслуживания, расстановке мебели, техническому оснащению.2. Заключение договоров и оформление документовПодготовка и согласование коммерческого предложения.Составление и подписание договоров с клиентами, внесение в CRM.Контроль предоплаты, выставление счетов и актов выполненных работ.3. Калькуляция и бюджетирование мероприятийРасчёт стоимости банкета с учётом меню, аренды оборудования, услуг персонала.Составление сметы, контроль её исполнения и возможных доплат.4. Планирование и координация работы персоналаСоставление графика официантов, барменов, техничек и вспомогательного персонала.Проведение инструктажей перед каждым мероприятием (этикет, стандарты сервиса, безопасность).Распределение обязанностей в день банкета, контроль соблюдения норм обслуживания.5. Взаимодействие с кухней и поставщикамиСогласование меню с шеф-поваром и кухонным персоналом.Организация доставки и размещения продуктов, расходных материалов и украшений.Контроль качества и своевременности поставок.6. Подготовка зала и техническое сопровождениеПроверка исправности света, звука, мультимедийного оборудования, микрофонов.Контроль температурного режима, вентиляции и порядка в помещениях.Организация расстановки мебели и декоративного оформления согласно задачам.7. Встреча и сопровождение гостейКоординация размещения гостей, помощь с гардеробом.Взаимодействие с ведущим, музыкантами, фотографами, декораторами.Решение оперативных вопросов и разрешение конфликтных ситуаций.8. Контроль качества обслуживанияМониторинг скорости подачи блюд, удовлетворённости гостей, соблюдения стандартов.Получение и анализ отзывов клиентов после мероприятия.9. Инвентаризация и учёт имуществаУчёт скатертей, посуды, стекла, столовых приборов и декора.Своевременный заказ или ремонт отсутствующих/повреждённых позиций.10. Кассовая дисциплина и отчётностьПриём наличных и безналичных платежей, оформление чеков.Подготовка ежедневного отчёта о выручке и расходах, передача в бухгалтерию.11. Управление рисками и безопасностьОбеспечение пожарной безопасности, знание плана эвакуации.Контроль соблюдения санитарных норм и требований Роспотребнадзора.12. Маркетинг и развитиеСбор базы постоянных клиентов, организация рассылок и специальных предложений.Участие в фотосессиях и съёмках для продвижения зала в социальных сетях.Анализ конкурентного окружения и предложений на рынке.13. Обратная связь и улучшение процессовПроведение послепроцессных встреч с ключевыми сотрудниками для выявления «узких мест».Внедрение корректировок в регламенты и стандарты обслуживания.14. Административные задачиВедение служебной переписки, отчётность перед руководством.Организация закупок канцтоваров и хозяйственных принадлежностей для персонала.15. Личный профессиональный ростОбучение сотрудников этикету, стандартам сервиса, новым IT-решениям (CRM, онлайн-заказы).Самообучение и повышение квалификации (семинары, тренинги, отраслевые конференции).Банкетный Зал Юбилейный