Office Administrator

ЮНИЛЕВЕР КАЗАХСТАН (ТМ, Unilever)

  • Алматы
  • Постоянная работа
  • Полная занятость
  • 1 д. назад
JOB PURPOSEThe Office Administrator ensures the smooth, compliant, and efficient operation of a multinational office by coordinating cross-region activities, travel, vendor relationships, and HR support. This role keeps facilities, communications, and processes running reliably, enabling teams to focus on core business objectives while maintaining security, regulatory compliance, and high-quality stakeholder service.Responsibilities:
  • Organize daily office operations and maintain supplies.
  • Plan domestic and international business trips: book hotels and tickets; coordinate with travel agencies
  • Handle all mails and deliveries with a courier service.
  • Prepare contracts, letters to partners, manage incoming/outgoing correspondence.
  • Plan and organize office events and celebrations.
  • Prepare documents for expat work permits, visas, and Migration Authority registration.
  • Arrange loan documents and ensure timely bank delivery.
  • Create and share the Kazakhstan annual calendar (holidays and salary dates).
  • Maintain company legal documents.
  • Manage employee insurance processes with an insurance broker.
  • HR-Related Tasks
  • Work closely with the HR Manager
  • Coordinate payroll issues with the payroll partner (new hires, terminations, leave, data changes).
  • Provide information for monthly timesheets (sick leaves, travel, etc.).
  • Assist in annual bonuses and prepare reward statements.
  • Onboard new employees.
  • Create and share company announcements (birthdays, holidays, joiners, promotions, leavers).
  • Prepare employment testimonies and HR documents on request.
  • Accounting and Finance Tasks
  • Use Coupa for purchase orders and goods receipts (office lease, car rental, petrol, internet, supplies, mobile, insurance, recruitment, etc.).
  • Use Pega for vendor and employee advance payments.
Requirements:
  • Bachelor’s degree in finance, economics, business administration or any related field.
  • 1-3 years as office administrator or similar;
  • Strong organization, multitasking, communication, and attention to details;
  • Knowledge of MS Office programs
  • Basic budgeting, expense reporting and contract administration.
  • Basic knowledge of data privacy and health/safety;
  • Proactive, cross-cultural communicator, reliable, and adaptable;
What we offer:
  • Agile working schedule, strong focus on wellbeing agenda
  • Extensive compensation package (lunch, communication, etc.)
  • 28 days of annual leave
  • Supportive working environment
Unilever - одна из крупнейших и успешных компаний в мире по производству товаров ежедневного спроса.Мы создаем и распространяем товары, которые помогают нашим потребителям отлично себя чувствовать, прекрасно выглядеть и получать от жизни больше удовольствия. Наше портфолио включает в себя такие известные во всем мире торговые марки как Domestos, Rexona, Dove, Axe, CIF.Глобальная миссия компании
Наша миссия состоит в том, чтобы Придать Жизни Энергию. Наши торговые марки помогают отлично себя чувствовать, прекрасно выглядеть и получать от жизни больше удовольствия.Последние пять лет мы концентрировали наши усилия на развитии ведущих торговых марок, внедряя инновации и стараясь понять потребности и вкусы наших покупателей. Сейчас мы поднимаемся на новую ступень ведения бизнеса - мы объединяемся вокруг общей четко сформулированной миссии.
Сущность нашей миссии заключается в одном слове: Vitality - Энергия. Миссия компании Unilever состоит в том, чтобы Придать Жизни Энергию.Мы удовлетворяем повседневные потребности людей в продуктах питания и гигиены. Наши торговые марки помогают отлично себя чувствовать, прекрасно выглядеть и получать от жизни больше удовольствия.Открытость – основной принцип компании
Мы понимаем, что мир, в котором мы осуществляем свою деятельность, непрерывно меняется. Потребитель, покупая тот или иной продукт, предъявляет производителям ведущих торговых марок новые требования, основываясь, прежде всего, на своей гражданской позиции. Потребитель выбирает те компании и торговые марки, которым доверяет.Unilever стремится оправдывать ожидания современных потребителей. Наше Настоящее: умелое управление, высокое качество продукции и большой опыт работы с разными культурами - составляет прочный фундамент для нашего Будущего.Опираясь на прочный фундамент, мы поднимаемся на новую ступень. Мы хотим стать еще более открытой и прозрачной компанией. Название Unilever будет стоять за всей выпускаемой нами продукцией, за нашей деятельностью во всем мире.Наши цели и принципы
Честный подход к ведению бизнеса, уважительное отношение к людям и организациям, с которыми мы работаем, забота об окружающей среде составляют сущность нашей корпоративной ответственности.Наша цель состоит в улучшении благосостояния общества через наши торговые марки, коммерческие операции и взаимоотношения, добровольные вклады и пожертвования.Unilever постоянно оптимизирует свое воздействие на окружающую среду и предпринимает усилия для достижения долгосрочной цели развития стабильного бизнеса.Наша корпоративная цель отражает наш способ ведения бизнеса. Она дополняется Кодексом принципов ведения бизнеса, который описывает стандарты поведения, соблюдение которых является обязательным для всех сотрудников Unilever в любой стране мира. Кодекс принципов также включает в себя наше обязательство в следовании законов страны, в которой мы работаем, и корпоративную ответственность.Прислушиваясь к нашим сотрудникам
Уделяя большое внимание производительности и эффективности, мы поддерживаем наших сотрудников в их стремлении делиться свежими идеями и новыми взглядами, внедрять их в практику, фокусируясь на достигаемых результатах и производительности.Наряду с этим мы чувствуем глубокую ответственность перед обществом, которому служим. Мы измеряем успех не только финансовыми показателями. Для нас важно и то, каким образом мы достигаем результата. Мы делаем все для честного ведения бизнеса – с уважением относясь к нашим сотрудникам, нашим потребителям, нашим инвесторам и окружающему нас миру.В Unilever мы создали особую рабочую атмосферу: энергичные, творческие и ответственные люди работают вместе как одна команда для достижения самых высоких целей.Unilever как бизнес постоянно оказывается в рейтинге самых престижных фирм-работодателей и пользуется репутацией компании, в которой на первом месте стоит человек. Это связано с тем, что мы предоставляем возможность каждому строить свою карьеру, развиваться профессионально и достигать оптимального баланса между работой и личной жизнью. Мы преданы своим сотрудникам, так как понимаем, что стабильность компании является результатом энергии и вовлеченности работающих в ней людей. Мы уверены: компания становится сильнее от того, что все мы такие разные и вместе стремимся к достижению выдающихся результатов.Unilever ведет свои дела по всему миру, создавая локальные компании, направленные на местные рынки и учитывающие особенности конкретного общества. Стремление к созданию сильных локальных подразделений Unilever делает нашу компанию уникальной.

HeadHunter