Офис-менеджер

DN SYSTEM

Уральск, Западно Казахстанская область
200 000 тнг в месяц
Постоянная работа
Полная занятость

7 ч. назад

Обязанности:Ведет делопроизводство (оформление, электронную и бумажную регистрацию, прохождение, хранение и извлечение документации (входящей, исходящей документаций, служебных записок, приказов и распоряжений) в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса, ведет деловую переписку, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;Принимает документы и личные заявления на подпись директора Компании;Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;Организует проверку офисного оборудования (компьютеров, телефонов, принтеров) на предмет определения готовности к эксплуатации;Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды;Организует обеспечение, приемку, учет и хранение канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы, проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов, анализирует предложения, структуру цен, системы скидок, обеспечивает размещение заказа у поставщиков, заключает договоры);Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы;Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-автоматической телефонной станции, копировальных машин, диктофонов), осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;Организует документальное оформление переговоров, встреч, собраний;Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса;Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины, ведет табельный учет фактического времени пребывания и нахождения работников на рабочем месте, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет сводки о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин, ведет учет списочного состава работающих, ведет оформление (проект приказа о направлении в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение) и учет рабочего времени и времени отдыха командированных сотрудников с обязательным ведением записи в электронном журнале регистрации командировок);Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;Ведет контрольно-регистрационную картотеку;Выполнение копировально-множественных работ для сотрудников офиса;Подготавливает и заполняет служебные записки и служебные задания в соответствии с требованием руководства. Требования:По специфике своей деятельности офис-менеджер/делопроизводитель должен знать: * постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; организацию делопроизводства;

методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
принципы подбора и расстановки персонала офиса;
принципы управления персоналом офиса;
законы и иные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы хозяйственно-финансовой деятельности и иные вопросы, касающиеся социально-бытового развития организации;
принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий;
принципы построения организационной структуры офиса, сферу деятельности и виды ответственности работников офиса;
основы документационного обеспечения управления и делопроизводства;
основы программного обеспечения;
особенности составления, разновидности и структуру текста документа;
методы организации снабжения офиса;
требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

Условия:

5/2
служебный транспорт

Строительство нежилых зданий и сооружений, строительно-монтажные работы в нефтегазовой отрасли, области перерабатывающей промышленности.Наша компания укомплектована высококвалифицированными сотрудниками, ответственно относящими к своей работе. Мы работает по всему Казахстану, сотрудничаем с иностранными компаниями в своей сфере.

HeadHunter

Откликнуться