Офис-менеджер

i7 Technologies

  • Нур-Султан
  • 300 000-500 000 тнг в месяц
  • Постоянная работа
  • Полная занятость
  • 1 д. назад
i7 Technologies — IT-компания, реализующая масштабные проекты в сфере биометрии, AI-видеоаналитики и цифровизации образовательных учреждений. Работаем с государственными заказчиками и крупными региональными проектами.
Обязанности:Делопроизводство и документооборот * Ведение внутреннего документооборота
  • Подготовка официальных писем, служебных записок
  • Регистрация и систематизация документов
  • Формирование архива (бумажного и электронного)
  • Ведение номенклатуры
Входящая и исходящая корреспонденция * Регистрация входящей документации
  • Подготовка и отправка исходящих писем
  • Контроль сроков предоставления ответов
  • Взаимодействие с курьерскими службами
Ассистирование генеральному директору * Фиксация всех поручений руководителя
  • Ведение реестра задач и контроль сроков исполнения
  • Напоминание ответственным лицам
  • Эскалация просроченных поручений
  • Подготовка регулярных отчетов о статусе исполнения
Исполнение личных поручений (покупка билетов, подготовка авансовых отчетов, график встречи и др.)Протоколирование совещаний * Подготовка и ведение протоколов (оперативные, стратегические, проектные встречи)
  • Фиксация решений, сроков и ответственных
  • Формирование реестра поручений по итогам совещаний
  • Контроль исполнения принятых решений
Административная поддержка офиса * Организация работы офиса
  • Заказ канцелярии и хозяйственных товаров
  • Подготовка кофе/чая для руководства и гостей
  • Контроль наличия воды, кофе, расходных материалов
  • Поддержание порядка в кухонной зоне
Требования:
  • Опыт работы офис-менеджером / ассистентом от 3 лет
  • Грамотная письменная и устная речь
  • Владение MS Office (Excel, Word обязательно)
  • Высокая организованность и внимательность
  • Умение работать в режиме многозадачности
  • Дисциплина и стрессоустойчивость
  • Казахский и русский языки — обязательно
Условия:
  • Работа в быстрорастущей IT-компании
  • Официальное трудоустройство
  • Стабильная заработная плата
  • Современный офис
  • Возможность карьерного роста
В сопроводительном письме обязательно ответьте на 5 вопросов: * Как вы выстраиваете контроль поручений руководителя?
  • Как выглядит структура вашего протокола совещания?
Обязательно укажите: какие блоки фиксируете?; в какой срок отправляете?; как контролируете исполнение решений? * Как вы работаете с просроченными задачами?Опишите структуру хранения документов, чтобы любой документ можно было найти за 2 минуты.Почему генеральный директор должен доверить вам контроль операционной дисциплины компании?Компания "i7 Technologies" это Казахстанская компания в области разработки программного обеспечения и интеграции инновационных решений.Мы гордимся своими инновационными решениями и постоянным совершенствованием наших технологий. Наши веб-сервисы позволяют нашим клиентам быть конкурентоспособными на рынке, предоставляя им удобный и легкий способ управления своим бизнесом.Мы стремимся к тому, чтобы наши клиенты были всегда уверены в качестве нашей работы и удовлетворены результатом. Мы уважаем индивидуальность каждого клиента и всегда готовы обсудить его уникальные требования и предложить индивидуальное решение, которое наилучшим образом соответствует его бизнес-потребностям.https://i7.group

HeadHunter