Receptionist

VERITAS VALUATIONS (Веритас Вэльюэйшнс)

  • Алматы
  • Постоянная работа
  • Полная занятость
  • 12 д. назад
Обязанности:
  • прием и переадресация 100% телефонных звонков и факсов, поступающих в компанию;
  • прием и передача телефонограмм, запись в отсутствие сотрудников принятых сообщений и информирование сотрудников;
  • выполнение процедуры по приему и обработке звонков и факсов с жалобами на нежелательные явления, качество препаратов и запросами на медицинскую информацию.
  • отправка ежедневного отчета о статусе получения звонков и факсов с жалобами на нежелательные явления, качество препаратов и запросами на медицинскую информацию;
  • сортировка и адресная передача входящей корреспонденции (факс, печатные издания, письма и т.д.) сотрудникам;
  • прием посетителей;
  • регистрация входящей\исходящей корреспонденции.
2. Координация работы с курьерскими службами: * подготовка документации для отправки/получения пакетов/посылок;
  • отправка пакетов/посылок сотрудникам через курьерскую почту и контроль факта получения
  • ведение документации по отправке/получению пакетов/посылок;
  • предоставление платежных документов в бухгалтерию.
3. Обеспечение канцелярскими принадлежностями: * ежемесячный сбор и консолидация заявок для закупа;
  • заказ канц.товаров у одобренного поставщика;
  • получение и проверка соответствия заказу;
  • выдача канц.товаров сотрудникам;
  • предоставление платежных документов в бухгалтерию.
4. Помощь, а также замена координатора на период отпусков/больничных в части обеспечение офисной кухни: * ежемесячный учет и заказ продуктов питания, посуды;
  • получение и проверка соответствия заказу;
  • контроль расхода продуктов питания, посуды;
5. Помощь, а также замена координатора на период отпусков/больничных в части закупа санитарно-гигиенических принадлежностей: * ежемесячный учет и заказ санитарно-гигиенических принадлежностей
  • получение и проверка соответствия заказу;
  • контроль расхода санитарно-гигиенических принадлежностей;
6. Помощь, а также замена координатора на период отпусков/больничных в части проверки готовности офиса к рабочему дню: * проверка кухни, туалетов, конференц-залов;
  • контроль за службами и контакты и с арендодателем (подготовка заявок и пр.);
7.Прием и выполнение заявок по техническому и административно-хозяйственному обслуживанию офиса-Facility Help-Desk Service: * обработка поступивших заявок, распределение заявок между сотрудниками Исполнителя, ответственными за их выполнение;
  • контроль исполнения поступивших заявок;
  • предоставление обратной связи сотрудникам Заказчика по статусу выполнения поступивших от них заявок
  • коммуникация с контактными лицами Заказчика и руководством Исполнителя на объекте по вопросам, требующим эскалации или не относящимся к основным видам деятельности
  • Формирование электронной базы данных, отслеживающей прохождение заявок, и ведение отчетной документации по выполнению заявок;
8.Другие функции: * обновление и рассылка таблицы с контактными телефонами и электронными адресами сотрудников;
  • техническая поддержка сотрудников при необходимости;
  • рассылка внутренних административных объявлений;
  • загрузка контрактов в систему (админ.деятельность);
  • проверка, оформление платежных документов;
  • организация заявок на изготовление карты доступа, оформление карты доступа;
  • организация процесса передачи/получения документов из архивной компании;
  • помощь в организации внутренних мероприятий;
  • подготовка конференц-залов по заявкам.
Требования:
  • Опыт работы от 1 до 3х лет (начало карьеры)
  • Высшее
  • Уровень владения английским языком: английский продвинутый, казахский - в совершенстве; русский - в совершенстве.
  • Уверенный пользователь офисных приложений (Word, Excel, Adobe)
  • Навык ведения деловой переписки (русский, английский, китайский);
  • Навык ведения переговоров
  • Навык эффективного управления временем.
  • Высокие коммуникативные навыки
  • Умение планирования задач, работать в многозадачной среде.
  • Ориентация на результат
  • Внимательность к деталям;
  • Пунктуальность
Условия:
  • График работы 5/2 (СБ,ВС выходные)
  • Официальное трудоустройство
Посреднические услуги при купле-продаже и сдаче внаем жилья и другого недвижимого имущества непроизводственного назначения; Управление недвижимостью за вознаграждение или на договорной основе; Посреднические услуги при купле-продаже и сдаче внаем недвижимого имущества производственно-технического назначения ;

HeadHunter