Офис-менеджер

TTM Engineering

Алматы
250 000-350 000 тнг в месяц
Постоянная работа
Полная занятость

6 ч. назад

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Офис-менеджераСогласно приказу Исх. №06-01/001 от 30.01.2026 г.О создании вакансии «Офис-менеджера»В целях обеспечения эффективной работы офиса, организации документооборота, взаимодействия с клиентами и ведения учета потенциальных клиентов в СRM-системе, а также в соответствии со штатной потребностью компании.1. Общие положения1.1. Офис-менеджер относится к категории основных специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности приказом Генерального директора.
1.3. Непосредственно подчиняется Генеральному директору.
1.4. В своей деятельности Офис-менеджер руководствуется:

законодательством Республики Казахстан;
Трудовым кодексом Республики Казахстан;
локальными нормативными актами компании;
настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанностиОфис-менеджер обязан:
2.1. Организовывать и координировать работу офиса, обеспечивая его бесперебойное функционирование.
2.2. Вести документооборот: входящую и исходящую документацию, договора, служебные записки и письма.
2.3. Контролировать исполнение поручений руководства и соблюдение внутренних регламентов компании.
2.4. Обеспечивать своевременное снабжение офиса канцелярией, расходными материалами и оборудованием.
2.5. Организовывать деловую переписку, вести календарь встреч и переговоров руководителя.
2.6. Встречать и сопровождать гостей, организовывать деловые мероприятия и корпоративные встречи. Организация командировок.
2.7. Вести учет рабочего времени сотрудников и контроль посещаемости.
2.8. Взаимодействовать с подрядчиками и сервисными службами по вопросам обслуживания офиса.
2.9. Вести отчётность по расходам офиса и помогать в подготовке финансовых документов при необходимости.
2.10. Умение работать в системе CRM будет преимуществом.3. ПраваОфис-менеджер имеет право:
3.1. Запрашивать необходимую информацию для выполнения своих обязанностей.
3.2. Вносить предложения по улучшению работы офиса и оптимизации процессов.
3.3. Представлять интересы компании в вопросах взаимодействия с поставщиками и подрядчиками в пределах своей компетенции.
3.4. Взаимодействовать со всеми подразделениями компании для координации офисных процессов.4. ОтветственностьОфис-менеджер несёт ответственность за:
4.1. Своевременное и качественное выполнение своих обязанностей.
4.2. Организацию документооборота и сохранность документации.
4.3. Рациональное использование ресурсов офиса и соблюдение внутренних процедур.
4.4. Соблюдение коммерческой тайны и конфиденциальной информации компании.5. Требования к квалификации5.1. Обязательные требования:

опыт работы в административной/офисной поддержке;
уверенное владение ПК и офисными программами;
грамотная устная и письменная речь;
организованность, внимательность, ответственность.

5.2. Будет преимуществом:

опыт работы в сфере продаж, логистики или управления проектами;
навыки работы с бухгалтерскими и CRM-системами;
знание основ документооборота и делопроизводства;
опыт работы с поставщиками и подрядчиками.

6. Условия работы и оплата труда6.1. Режим работы: пятидневная рабочая неделя.
6.2. Рабочее время: с 09:00 до 18:00.
6.3. Перерыв на обед: с 13:00 до 14:00.
6.4. Работодатель предоставляет:

рабочее место;
оргтехнику;
служебный телефон при необходимости.

6.5. Оплата труда Офис-менеджера состоит из: фиксированной заработной платы, определяемой внутренними нормативами компании; * премий и бонусов по итогам работы, при наличии внутренней мотивационной программы.7. Ключевые показатели эффективности (KPI) и мотивация7.1. Основными KPI являются:

своевременность и качество ведения документооборота;
эффективность организации офисных процессов;
своевременное выполнение поручений руководства.

7.2. Возможная премия устанавливается внутренним регламентом компании и выплачивается после достижения установленных показателей.Компания “TTM Engineering” специализируется на управлении строительными проектами и их реализацией. Наши специалисты имеют большой опыт работы на проектах различного уровня сложности и назначения. Имеется опыт реализации строительных объектов от написания технического задания на проектирование, ТЭО, проведении строительно-монтажных работ, заканчивая сдачей объекта в эксплуатацию.
ТОО “TTM Engineering” является дилером и осуществляет профессиональные строительно-монтажные работы вентиляционного и климатического оборудования для зданий различного назначения, таких марок как: Hisense, AUX, Tica.

HeadHunter

Откликнуться