Офис-менеджер

СитиСтрой-2030

  • Нур-Султан
  • 400 000 тнг в месяц
  • Постоянная работа
  • Полная занятость
  • 4 д. назад
Обязанности:1.1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:- организует проверку офисного оборудования (компьютеров, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;- обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;- обеспечивает чистоту и порядок в офисе Компании.2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя Компании;- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;- оформляет приказы директора и доводить их до сведения работников;- ведет оформление трудовых договор и прием на работу;- осуществляет контроль за исполнением работниками Компании изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;3. Ведет делопроизводство, регистрацию и учет входящих и исходящих документов;Ведет прием и встречу клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям;Организовывает совещания и заседания, проводимые Директором;Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив. Требования:2.1. На должность офис-менеджера принимается лицо, имеющее средне-профессиональное образование или высшее образование и стаж работы не менее 1 года;2.2. Офис-менеджеру необходимо знать:- законодательство Республики Казахстан;- правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;- структуру Компании, направления ее деятельности;- организацию делопроизводства, схемы документооборота;- правила и стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;- основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;- порядок ведения деловой документации;- порядок заключения договоров;- основы работы с электронной почтой, Битрикс24, MS WORD, MS EXCEL, основы работы с системой «1С: Предприятие»;- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;- правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;- порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;- правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.2.3. Офис-менеджеру необходимо уметь:- грамотно составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести кадровый учет рабочего времени;- пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой;- составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки;
- организовывать процедуру закупки товаров или услуг;- вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
- составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг;
- поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
- предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
- использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри компании.Условия:- Уютный офис на левом берегу;- небольшой, дружный коллектив;- конкурентная заработная плата;- возможности для профессионального развития.Ищем позитивного, активного, дружелюбного и ответственного офис-менеджера.Участие в тендерах

HeadHunter