Administrative Manager / Office Administration Manager

Medical Avenue Kazakhstan

  • Алматы
  • 400 000-450 000 тнг в месяц
  • Постоянная работа
  • Полная занятость
  • 7 д. назад
Overview:
Medical Avenue is a medical tourism facilitator with 12 years of experience in helping clients access high-quality medical treatment abroad. We work with trusted partner clinics and hospitals in South Korea, Turkey, and Germany, ensuring a smooth end-to-end process for patients — from coordination and documentation to service support and communication.We operate in an international environment and are focused on building strong internal processes, transparency, and reliable operational support as the company continues to grow.1) Office AdministrationEnsure smooth day-to-day office operations (supplies, services, contractors, vendors)Coordinate and manage office-related service providers and counterpartiesProvide administrative support to management (meetings / travel coordination if required)2) Document Workflow & Contract DisciplineMaintain contract and document registersTrack the full lifecycle of documents: preparation → approval → signature → archivingControl all documents requiring signature (deadlines, status, responsible persons)3) Invoice & Payment Control / DocumentationRegister invoices for payment and track approval and payment statusMonitor payments vs obligations and deadlinesCollect and track closing documents (acts, invoices, certificates)Coordinate with accounting / outsourced accounting provider on primary documents4) Cash Report & Payment TrackingPrepare a regular Cash Report (actual payments) for the Korean officeMaintain a simple payment list/calendar and monitor upcoming obligationsSupport payment discipline, transparency, and reporting accuracyRequirements1-3 year of experience in administrative / office management / operations roles (preferred)Strong attention to detail and ability to work with documents and payment trackingGood organizational skills and ability to manage multiple tasks independentlyConfident user of MS Office / Google Workspace (especially Excel / Google Sheets)English level: at least Intermediate (for communication and reporting)Responsible, proactive, and able to handle deadlinesConditionsFull-time position, stable workload (5/2, from 8 AM till 5 PM)Official employment (as per company policy)Professional and supportive teamOpportunity to grow into broader operations and management responsibilitiesMedical Avenue - Одно из единственных агентств с Аккредитацией Американской ассоциации медицинского туризма (MTA) и Корейской ассоциации медицинского туризма (KHIDI).⠀ ⠀Medical Avenue - это глобальный координатор по заботе о здоровье, созданный людьми, которые понимают механизмы организации лечения заграницей с точки зрения пациента, а также со стороны медицинских учреждений.Наша команда стремится помочь пациентам со всего мира безопасно выезжать за границу для лечения. Мы здесь для того чтобы предвидеть, предотвратить и/или разрешить всевозможные трудности, часто возникающие у пациентов, во время их пребывания за границей.Наша главная цель - быть персональным медицинским координатором. Под этим мы подразумеваем, что доступны для пациента 24/7, 365 дней в году, и помогаем решить все основные вопросы: от финансовых консультаций и организации услуг по здравоохранению до решения чрезвычайных медицинских ситуаций.С компанией Medical Avenue вы получаете быстрый доступ к лучшим врачам и больницам в Корее.⠀ ⠀
⠀
С нами у Вас есть возможность получить заранее цены на лечение в Корее и узнать, где лучшая специализированная клиника по тому или иному заболеванию. ⠀ ⠀
⠀
Наш головной офис находится в Сеуле и представительство в городе Алматы (ТРЦ Forum).⠀

HeadHunter