Административный специалист/ ассистент

ProfService

  • Нур-Султан
  • Постоянная работа
  • Полная занятость
  • 4 д. назад
Основные обязанности:
  • Обеспечение офиса канцелярскими и хозяйственными товарами.
  • Ведение входящей и исходящей документации.
  • Управление реестром договоров и контроль за получением оригиналов.
  • Организация командировок: бронирование билетов, гостиниц и начисление суточных.
  • Кадровое делопроизводство: оформление трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов, отпусков, ведение табелей и штатного расписания.
  • Поддержка новых сотрудников: организация рабочего места, оформление пропусков и доступов.
  • Управление корпоративным такси.
  • Контроль за использованием корпоративных телефонных номеров.
  • Присвоение номеров исходящим письмам, договорам и доверенностям.
  • Взаимодействие с курьерскими службами и арендодателями.
  • Обеспечение чистоты, порядка и комфорта в офисе.
  • Встреча гостей и организация переговоров.
  • Подготовка и сопровождение внутренних мероприятий, встреч и корпоративов.
  • Подготовка отчетов по запросу.
  • Документальная поддержка по административным вопросам.
  • Обновление актуальной информации на внутренних и внешних порталах.
  • Выполнение поручений от прямого руководителя по HR задачам, включая оформление трудовых договоров, адаптацию новых сотрудников и организацию внутреннего обучения.
  • Внедрение, контроль и тестирование административных процессов в Odoo, включая настройку рабочих процессов, создание шаблонов, автоматизацию задач и оптимизацию рабочих процессов.
  • Написание инструкций и документов для административных процессов, включая создание и обновление внутренних регламентов и стандартов работы.
Требования к кандидату
  • Профильное образование: высшее
  • Опыт работы (лет, профиль, сферы): 2-6 лет
  • Необходимые профессиональные навыки:
  • Организованность — способность эффективно управлять временем и ресурсами, оперативно решать административные задачи, поддерживать порядок в документообороте и обеспечении офиса.
  • Внимательность к деталям — важность точного оформления документов, контроля за реестром договоров, присвоением номеров исходящим письмам и правильностью оформления командировок.
  • Коммуникабельность — умение взаимодействовать с различными сотрудниками, курьерскими службами, арендодателями и другими партнерами, а также проводить переговоры и встречать гостей.
  • Ответственность — контроль за соблюдением сроков, качества работы и выполнением поручений от руководителя, а также управление задачами в системе Odoo.
  • Знание и навыки в сфере кадрового делопроизводства — опыт работы с трудовыми договорами, дополнительными соглашениями, приказами, отпускными документами и ведением штатного расписания.
  • Умение работать с офисными системами и программным обеспечением — знание и опыт работы с Odoo, а также способность разрабатывать и тестировать административные процессы, создавать и оптимизировать рабочие процессы и шаблоны.
  • Аналитические способности — способность тестировать, анализировать и оптимизировать административные процессы, разрабатывать инструкции и регламенты для эффективного выполнения задач.
  • Гибкость и адаптивность — умение быстро реагировать на изменения, внедрять новые процессы и подходы, а также поддерживать актуальность информации на различных платформах.
  • Навыки написания инструкций и регламентов — способность четко и понятно формулировать процессные документы, инструкции и регламенты, обеспечивая прозрачность для других сотрудников.
  • Умение работать в команде — способность эффективно взаимодействовать с коллегами и руководством, поддерживая командный дух и коллективную продуктивность.
  • Пунктуальность и дисциплинированность — выполнение задач в срок, контроль за документами и соблюдение установленных стандартов и процедур.
  • Оперативность — способность быстро и эффективно реагировать на изменения и задачи, действуя в условиях динамичного рабочего процесса, умение быстро выполнять задачи, не теряя качества, в условиях многозадачности и быстрого ритма работы.
Желательные дополнительные компетенции:Проактивность — способность брать на себя инициативу, предугадывать возможные проблемы и предлагать решения до того, как они возникнут.Эмпатия — умение понимать и учитывать чувства и потребности других людей, что способствует эффективной коммуникации и налаживанию доверительных отношений.Целеустремленность — способность ставить перед собой цели и достигать их, несмотря на сложности и препятствия.Самостоятельность — способность работать без постоянного контроля и решения возникающих вопросов, что позволяет эффективно выполнять задачи.Стрессоустойчивость — способность сохранять спокойствие и продуктивность в стрессовых ситуациях.Честность и порядочность — соблюдение высоких этических стандартов, честность в работе и коммуникации с коллегами и клиентами.Лояльность — приверженность компании и ее ценностям, желание работать на долгосрочную перспективу.Позитивный настрой — способность сохранять оптимизм и поддерживать коллег в сложных ситуациях, способствуя созданию продуктивной и здоровой атмосферы в команде.Инициативность — готовность предлагать новые идеи и улучшения, а также активно участвовать в процессе изменений и внедрения новых решений.Обучаемость — желание развиваться, осваивать новые навыки и методы работы для улучшения личной и командной эффективности.Знание языков (уровень владения): русский, казахский, английскийСертификаты/дополнительное обучение: не требуетсяУсловия работы
  • График работы: 5\2
  • Формат работы (офис/удаленно/гибрид): офис
Место работы (город, адрес или филиал): АстанаКомпания «PROFSERVICE» поставщик IT-решений и успешный системный интегратор в отрасли информационных и аудиовизуальных технологий, специализирующийся на услугах разработки, внедрения и реализации инновационных проектов, на территории Республики Казахстан и стран СНГ.Основной задачей компании является создание и реализация устойчивых инженерных решений, способных эффективно и в долгосрочной перспективе служить Заказчику надежным инструментом для реализации поставленных целей.

HeadHunter