Секретарь / Личный ассистент руководителяО вакансииИщем секретаря / личного ассистента руководителя, который обеспечит качественную административную поддержку: календарь, коммуникации, документы, организация встреч и командировок, а также выполнение поручений личного характера (в разумных рамках и по предварительной договоренности). Для нас важны: свободный казахский/русский/английский, высокий уровень самоорганизации, «живой ум», внимательность к деталям, конфиденциальность и презентабельный деловой внешний вид.Обязанности1) Административная поддержка руководителяВедение календаря руководителя: планирование дня, напоминания, согласование времени, приоритизация задач.Организация встреч/переговоров/созвонов: согласование повестки и участников, подготовка материалов, протоколирование ключевых договоренностей.Деловая переписка и коммуникации с партнёрами/клиентами/подрядчиками на KZ/RU/EN, фильтрация входящих обращений.Подготовка документов (по шаблонам и стандартам компании): письма, запросы, служебные записки, приложения, справки; оформление, печать, сканирование, систематизация.2) Делопроизводство, реестры и архивОрганизация и ведение делопроизводства в соответствии с внутренними регламентами.Регистрация входящей и исходящей корреспонденции (бумажной и электронной), присвоение регистрационных номеров, распределение по ответственным.Ведение журналов/реестров входящих и исходящих документов, актуализация статусов, контроль исполнения и сроков.Формирование, систематизация и хранение документов: номенклатура дел, подшивка/папки, обеспечение оперативного поиска по запросу руководителя.Создание и поддержание структурированного архива (электронного и/или бумажного): правила наименования файлов, контроль полноты, доступов, конфиденциальности и сохранности.Подготовка документов к передаче в архив/долгосрочное хранение.3) Организация командировок и логистикиПланирование командировок: билеты, отели, трансферы, маршруты, бронирования, согласование графика.Подготовка сопроводительных материалов и документов по поездкам (по необходимости).4) Офисная координацияКоординация офисных задач: курьерские отправления, канцелярия, организация приема гостей, взаимодействие с сервисами и подрядчиками.5) Поручения личного характера (по договорённости)Организация личных вопросов: бронирования, заказы/покупки, поиск и сравнение услуг, доставка.Координация личных задач через подрядчиков (сервис, ремонт, запись к специалистам).Организация подарков/поздравлений/мероприятий, логистика.Объём личных поручений и границы задач фиксируются на старте сотрудничества, чтобы формат был прозрачным и комфортным.ТребованияЯзыки: казахский, английский - разговорный уровень, русский — свободно (устно и письменно).Опыт работы секретарём/ассистентом руководителя/офис-менеджером/PA — желательно от 1 года.Практический опыт делопроизводства: регистрация и учёт входящей/исходящей корреспонденции, ведение журналов/реестров, формирование архива (бумажного/электронного).Грамотная письменная речь, умение писать деловые письма, соблюдение делового тона.Уверенное владение ПК: Битрикс24 / MS Office, календарь, документы, таблицы, мессенджеры.Высокая организованность, внимательность к деталям, пунктуальность, умение работать с приоритетами.Конфиденциальность, тактичность, корректность в коммуникации (готовность подписать NDA).Опрятный, презентабельный внешний вид, соблюдение делового дресс-кода.Будет плюсомОпыт работы с иностранными партнёрами и международной перепиской.Навыки подготовки презентаций (PowerPoint / Google Slides).Понимание базового документооборота (счета/договора/акты на уровне “собрать/проверить/согласовать”).УсловияРабота напрямую с руководителем, высокая вовлеченность в управленческие процессы.Офис в Алматы, график 5/2 (стандартный рабочий день; эпизодически — связь вне графика по срочным вопросам, по договорённости).Оформление: официальное трудоустройство (испытательный срок 1–3 месяца).Стабильная оплата: фикс + бонус по результатам (обсуждается).Компенсации по рабочим задачам: корпоративная связь/такси/расходы по поручениям — по правилам компании.Перспектива роста до Executive Assistant / Office Manager / Project Coordinator.Black Stone Supply - молодая и активная компания, работающая в сфере поставок оборудования, запасных частей, трейдинга продуктов питания. Выступаем в качестве консультантов реструктуризации бизнес процессов, инжиниринга и модернизации