Администратор по документообороту

EZS Центральная Азия

  • Алматы
  • 300 000-350 000 тнг в месяц
  • Постоянная работа
  • Полная занятость
  • 8 ч. назад
Ведущее международное ивент-агентство EZ Solutions, с 20-летним опытом, ищет амбициозного и опытного администратора по документообороту.О работе с нами:Международный опыт: Работа в компании с успешной историей проведения более 4000 мероприятийПрофессиональный рост: Возможности для развития и повышения квалификацииИнновации и креатив: Работа в команде, которая постоянно внедряет новые идеи и подходы. Собственный креативный отдел.Высокие стандарты: Ориентация на качество и индивидуальный подход к каждому клиентуОсновные функции1. Организация документооборота:
  • Создание и поддержание системы учета и хранения документов (цифровой и бумажной).
  • Регистрация входящей и исходящей документации (договоры, акты, накладные).
  • Ведение реестров документов (договоров).
2. Работа с договорами:
  • Подготовка договоров с подрядчиками (на основе шаблонов).
  • Проверка полноты и корректности данных в договорах.
  • Контроль подписания и обмена документами между сторонами.
  • Отслеживание сроков действия договоров и дополнительных соглашений.
3. Контроль оплат и отчетности
  • Сбор и обработка закрывающих документов (счета, акты, счета-фактуры).
  • Сверка оплат с подрядчиками.
  • Проверка наличия документов и отражение в системе NEW поставщики и фин. Отчете.
4. Координация работы с подрядчиками
  • Ведение базы данных подрядчиков (контакты, условия сотрудничества, статусы договоров).
  • Запрос актов и ЭСФ от подрядчиков, проверка их соответствия проектным задачам.
  • Контроль получения и возврата оригиналов документов.
5. Архивирование документов
  • Систематизация и архивирование завершенных проектов.
  • Контроль сохранности архивов (цифровых).
  • Обеспечение доступа к архивам для сотрудников.
6. Поддержка взаимодействия между отделами
  • Координация документооборота между аккаунт-менеджерами и бухгалтерией.
Навыки и инструменты:
  • Внимание к деталям: важно для исключения ошибок в договорах, актах и других документах.
  • Организованность: способность работать с большими объемами документов и соблюдать дедлайны.
  • Знание офисных программ: уверенная работа в Excel, Word.
  • Понимание юридических и финансовых основ: знание ключевых положений договоров и требований к бухгалтерским документам.
  • Коммуникация: взаимодействие с подрядчиками и коллегами.
Присоединяйтесь к EZ Solutions и станьте частью команды, которая создает незабываемые впечатления!Расположенная в г. Алматы, Казахстан (с филиалами в гг. Астана, Ташкент и Бишкек и штатом из более 50 сотрудников), группа компаний EZ Solutions работает в следующих направлениях: организация и проведение деловых, образовательных, маркетинговых и HR-мероприятий; въездной туризм.

HeadHunter